采购流程效率低下，成本与质量管控困难以及合规/协同风险一直困扰着每个采购人员，本文将深入剖析供应链采购管理的业务流程，通过产品方案及产品架构等方式，来提供解决上述问题的方法。
一、采购管理的意义
采购管理（Purchasing Management）是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。其核心职能是构建系统化的管控体系。采购管理涉及从计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库，直到采购结算的整个过程，对采购过程中物流运动的各个环节进行严密的跟踪和监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。
二、采购管理的业务流程
通过与业务部门多次沟通，将杂乱的业务流程进行梳理细化，整改后的流程如下图所示：
- 采购人员收集供应商资料，进行资质评估，在采购主管审批通过之后，完成供应商准入；
- 采购人员与供应商签订采购合同，在采购主管审批通过后，流转到行政部门进行合同盖章；
- 采购经理维护采购计划，提供询价单；
- 供应商提供报价函，采购经理提交报价函，在采购主管审批通过之后，由行政部门进行报价函盖章；
- 通知供应商发货，供应商安排车辆，进行送货；
- 仓储人员在收到货后，进行入收货验证，并将验证后的商品进行入库，并形成入库过程中的异常账单数据；
- 供应商提供账单数据给结算部门，结算部门进行账单核对；
- 核对完账单后，供应商提供发票，结算人员进行发票校验。
三、采购产品方案
上述业务流程中，涉及到人员维护的事情较多，同时缺少线上监管环节，风险较高。
因此产品方案中可以优先实现数据线上化，搭配实时预警机制，方便合规部门进行监管，避免违规的现象的发生。其次可通过智能化产品能力，如采购策略、智能报价等方式，在降低采购成本的同时，提升工作效率，实现降本的目标。
1、主数据管理
在开展业务之前，需要针对上游供应商、提货地以及商品等主数据进行统一的管理，尤其针对供应商层面的管控尤为重要。
供应商接入等级划分：可以基于供应商的资质、订单履约、付款周期等多个维度针对供应商进行评级，针对不同供应商的等级，进行货物
2、采购业务数据全量线上化
在实现智能化的前提是需要将业务数据全量线上化。
涉及到的业务数据如下所示：
采购合同→采购报价→采购申请单→采购订单→请检单→到货质检→入库单→采购账单→采购发票
（1）采购合同管理
作用：明确交易合法性，规范交易行为与风险管控等。
与供应商谈判采购合同的条款和条件，包括价格、交货时间、质量标准、付款条件等，并在合同执行过程中进行监控和管理，确保供应商履行合同义务；
- 框架合同：只约定合同的有效期，以及合同中的结算条款，以及约定的付款日期；
- 锁量合同：合同中约定每月提取合同的量；
- 锁价合同：合同中约定具体的采购价格信息；
- 锁量锁价合同：约定合同中具体时间范围内的相关提取量以及对应的提起金额，合同中包含具体返利的规则；
（2）采购报价
这里提到的采购报价，是针对非锁价合同模式下的采购业务，由供应商在指定一段时间范围内的提供的采购价格信息。包含送货到指定目的地的供应商配送价格以及终端客户自提的价格。
供应商配送：指由供应商安排物流车辆，送货到客户指定地点的报价方式；
客户自提：则是由供应商提供装货地点，由客户自己安排车辆前往装货的报价模式。
（3）采购申请单（采购计划）
采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）
定期采购计划：每天维护对应的可采量；月、周、日的提货计划，采购计划的准确性由销售预测的关联性较高，在后续的文档里面会注重讲解销售预测等相关产品。
非定期采购计划：以销定采模式，临时采购；
（4）采购订单
采购订单管理以采购单为源头，方便用户针对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购行为流转的各个环节进行追踪。采购订单生成代表已经和供应商达成交易，并形成采购业务的单据行为。
采购订单的组成因素包含：买卖双方、采购商品、采购数量、采购单价、采购金额。在自提模式下会涉及提货时间，提货地点，提货车辆信息；在供应商配送模式下会涉及送货地点以及送货时间等；
（5）请检单
指车辆到送货地点后，要求仓库管理员进行货物验收的一种行为，可以结合物流管理中的电子围栏技术，监控车辆进入围栏后自动触发生成对应的请检单，并通知仓库管理员进行货物验收工作。请检单组成因素包含：交易双方、承运商、车辆信息、采购商品、采购数量、装货时间、到货地点以及要求到货时间等；
（6）到货质检
在仓库管理员收到请检单之后，会基于请检单中的商品、数量进行核对，确认商品数量及质量无误后，确认到货验收。质检环节中遇到延迟到货，质量不达标等特殊情况，会产生异常订单数据，由相关负责人进行处理，此部分会在仓储管理中进行详细阐述。
（7）入库单
在到货质检完成后，则进行对应商品的数量入库，并形成对应的入库单。此入库单记录的为实际入库量，在采购计划形成以及运输环节会形成对应的预计入库量和在途入库量等数据信息，为销售端销售商品提供基础数据依据。
（8）采购账单
采购账单作为和上游供应商对账的基础数据依据，一般会在入库单完成后形成，账单的维度有多种形式，如基于采购订单形成对应的采购账单，也可以基于每次运输任务形成对应的采购账单，具体形成环节基于业务部门的实际需要。账单中包含采购商品、数量、单价、结算金额、入库量、供应商、采购部门及采购经理等关键数据信息。针对后续采购单价变化的时候，用户可以通过调整单的模式来更正对应的采购账单数据信息。
系统层面会基于合同的结算周期自动形成对应的采购对账单，采购对账单包含采购账单、采购调整单和采购过程中发生的异常账单数据信息（商品质量影响的价格调整等）采购对账单是用于与上游供应商做为周期对账的业务数据，并可作为回票的业务数据基础。
（9）采购发票
作用：用于税务抵扣凭证、成本核算、法律合规证明以及资产入账支持等用途。
在采购对账完毕后，有上游供应商提供采购发票，采购人员基于采购对账单和发票金额进行核对，无误后，进行回票处理操作。在回票过程中，会涉及尾差，这部分的内容会在后续的财务管理文档中进行详细阐述。
PS：在整个采购环节中还会涉及到返利金额，这部分金额有时会成为贸易公司的主要收入来源。采购返利的规则存在很多种，常见的一般是在规定时间范围内，提货量或者采购金额达到约定标准后，由供应商返回部门金额的一种行为，一般返利的金额会作为下次购买商品的抵扣款。
3、采购业务智能化方案建设
智能化解决方案可以通过“采购合同”、“智能报价策略”、“采购智能跟踪”、“智能质检”以及“智能结算”等切入点，打造智能化能力，进而帮助企业达到降本增效的目的，由于篇幅有限，关于这块的内容，会在采购智能化产品建设中详细阐述。
4、风控管理
采购环节在风控管理的主要维度包含：库存量及对应的入库计划是否满足出库的需求，采购合同执行是否异常，运输执行是否异常，如压车或途损以及违规从供应商购物等环节进行预警监控，确保采购行为符合公司合规层面的要求。
五、产品架构
针对上述解决方案，形成如下产品架构图：
下面会站在产品层面上，来介绍不同的功能模块信息。
1、采购工作台
提示待办消息提醒，跟踪业务执行情况，如无合同、无价格，商品验收不及时等；
价值说明：做到事找人，跟催进度，提升整体效率；
2、计划管理
给采购人员提供维护采购计划的产品能力，可以查询到与上游供应商已经达成的采购计划以及当前的入库计划信息。
价值说明：方便采购人员实时掌握采购计划以及入库计划情况信息。同时为后续供需匹配提供主要的数据依据；
3、库存管理
实际入库量，预计入库量以及在途入库量三种模式。
- 实际入库：指验收完成之后，按照实际验收单中的商品数据进行入库；
- 预计入库量：指基于采购计划中的安排，约定日期内预计要入库的商品数量；
- 在途入库量：指的是已经安排物流前往装货地进行装货，此时还未实际入库的商品数量；
价值说明：用于采购人员掌握当前库存以及计划入库的实时情况。
4、线上采购模式
通过线上交易平台达成的采购业务，通过线上交易模式，吸引外部供应商登录交易平台，并与其发生业务，完成交易操作。
价值说明：可引用线上供应商资源，通过采购模块，达成线上采购业务交易。
本文章介绍常规的两种采购模式：
1）求购模式
寻找线上优质的供应商，通过对比供应商的资质、供货速度、商品质量，供货价格等因素，确认最终适配供应商的一种模式。
产品模块包含如下：
- 求购单：针对线上供应商，发起求购申请单；
- 报价单：针对求购单，供应商进行报价，并确认可以提供的具体量；
- 供应商确认：针对报价单，客户确认具体的供应商；
- 线上协议：在确认供应商之后，则会自动形成线上协议，明确协议规则；
- 签署线上合同：基于线上协议，签署对应的线上采购合同；
- 采购订单：形成买卖双方的采购订单，包含交易双方，采购量、单价、金额、提货时间范围；
针对求购商品数量及金额较大的场景，则由求购模式转化成招标模式，针对招标层面的内容，由于篇幅情况，会在后续文章中详细阐述。
2）现货下单模式：
基于已挂单的商品，选择合适的供应商，进行下单采购。产品模块包含如下：
- 商品下单：针对挂单的商品进行下单购买操作；
- 线上协议：针对线上商品下单后，签订线上合同；
- 签署线上合同：基于线上协议，签署对应的线上采购合同；
- 采购订单：形成买卖双方的采购订单，包含交易双方，采购量、单价、金额、提货时间范围；
5、线下采购模式
线下由采购人员与供应商达成交易模式，并将线下的业务数据录入到线上系统中。
产品模块包含如下：
（1）采购合同：签订采购合同数据
（2）采购申请单-价值说明：用于收集业务部门针对采购部门的物料需求情况；
（3）询价单：采购人员向各个供应商询问价格的数据支撑；
（4）报价单：供应商给采购人员的商品的报价单数据情况；
（5）报价单的模式如下：
（6）采购订单：在交易达成之后，形成的采购订单；
（7）提货单：针对采购订单，安排本公司车辆的提货单数据；
（8）送货单：针对采购订单，由供应商安排车辆的送货单数据；
（9）质检单：针对商品到货后，进行产品的质检的单据数据信息；
（10）入库单：采购业务，在质检完成之后，将质检合规的数据量进行入库，形成入库单；
（11）途损单：在运输过程中产生的商品的损耗形成的单据；
（12）采购暂估：针对交易达成，但是还未收到发票的情况下，需要暂估对应的成本数据信息。
6、返利管理
在产品设计环节，可以基于合同中的返利规则，在约定的时间内，跟踪订单/账单的执行情况，自动形成对应的返利账单数据信息，一般包含交易双方，返利规则编号、返利类型（达成金额/量等）、返利金额，返利时间等。返利账单也会和采购对账单一并进行回票操作。
返利规则：一般是在合同中约定的条款，包含时间和达成目标两个方面。如时间维度为月度、季度、年度返利，达成目标如：采购商品的数量会采购商品的总金额。
返利形式：
按照采购总金额的百分比、约定固定金额（包含返利总金额或固定商品减价等）、阶梯式返利等模式，返还方式：可以以商品抵扣返利金额，直接返现，或抵扣后续货款等；
返利测算：包含已发生业务的测算和预测返利测算两种模式。
已发生业务测试：基于实际业务执行情况，实时测算可返现的金额情况；
预测返利：则是还未发生采购，或已经发生了业务，但是还未到达指定的时间节点的情况下，由用户确认需要确认时间点，并输入指定的返利金额，系统会自动生成需要采购的商品数量及采购金额，并形成每日的采购计划安排。
7、价格管理
- 市场出货价：基于商品，确认整体商品在市场上的价格情况；
- 询比价管理：向多个供应商进行询价，同时针对多方供应商报价，进行对比价格；
- 自提采购价：针对本公司安排车辆的纯商品的采购报价；
- 配送采购价：针对上游供应商安排车辆的送到价格；
- 报价策略：包含区域保护价、客户保护价、阶梯定价、禁销区域等
- 采购价格库：记录各个供应商，针对不同商品，在不同的各个时间段的报价情况；
8、财务管理
产品价值：用于实现采购人员和上游供应商的对账操作，确认采购商品数量及金额无误，同时监控款项进度，审核凭证及异常单据处理。
产品功能层面：
采购账单：系统基于采购订单中约定的商品数量、到货时间结合送货单以及验收单进行比对，自动完成采购账单的核对操作，计算出采购账单中的应付金额数据信息，并形成对应的异常账单数据，异常单据一般包含：延迟到货、商品质量不达标、约定到货数量异常等，结算人员针对异常账单数据需与采购员、调度员、库管员、财务人员协同处理。
采购对账单：在结算周期内，形成用于和上游供应商进行对账的单据，包含商品数量及应付总金额；
回票管理：系统层面可以对接三方平台，自动完成发票校验工作，并和采购对账单进行对比，自动完成商品数量及金额的比对操作，由结算人员针对异常发票数据和上游供应商进行确认处理。
供应商付款管理：系统层面提供多种维度的付款模式，如：
- 应付管理：针对已经发生的业务，在安排派车任务后，即可形成对应的应付账单数据信息；
- 付款管理：针对采购的订单进行付款操作。付款类型有多种方式，如后付款-货到付款、后付款-对账付款，见票付款以及预付款等；
同时在付款环节中还会涉及到支付保证金、退客户货款等多种场景，会在后续的财务管理文章中详细阐述这部分的内容。
9、合规管控
（1）供应商准入：前提是将供应商进行等级划分，针对不同等级配置规则，如具备采购资质，在指定时间范围内可采购商品的数量上限、金额上限，或者是基于不同等级的供应商分配采购比例等；
（2）库存监控：提供库存预警阈值，基于库存+计划入库量+在途入库量进行测算，当计划出库量已超出阈值的时候，实时进行采购预警。
（3）违规采购监管：基于供应商准入作为基础进行判定，如超过规定供应商等级的采购量的时候，则进行预警信息；
（4）合同执行监控：
针对约定采购量或采购金额的合同进行执行监控，可设置预警日期和提取量/提取金额，在到达预警日期的时候，仍未达到提取量或提取金额的时候，触发预警信息。
（5）运输异常预警：
前提是针对供应商配送的模式，指在采购运输环节，由于车辆延误、途损或压车等异常情况产生的预警信息。
产品层面可设置不同类型的运输异常情况，并基于不同类型设置不同的预警值，如途损环节，可按照合同约定的规则，如整体货物数量的1%进行判定，超过则给采购人员进行实时预警信息。
本文由 @四眼猪 原创发布于人人都是产品经理。未经作者许可，禁止转载
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